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¿Qué hace un
Gerente de Oficina?

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También conocido como: Administrador de Oficina, Director de Oficina, Oficial de Administración, Analista Administrativo, Coordinador de Oficina, Técnico Administrativo

Descripción

Los Gerentes de Oficina establecen las prioridades laborales y gestionan los gastos de una empresa, organización u oficina. También se encargan de analizar las operaciones y estrategias administrativas, además de supervisar el desempeño de los empleados con el objetivo de sugerir e implementar nuevos métodos y sistemas de trabajo.


En otras palabras, los Gerentes de Oficina supervisan y coordinan todas las labores administrativas de una empresa u organización, con la excepción de grandes empresas, donde cada departamento (Contaduría, Recursos Humanos, entre otros) tiene su propio Gerente de Oficina. Por otro lado, al trabajar para pequeñas organizaciones, los Gerentes de Oficina deberán llevar a cabo las tareas de un Asistente Administrativo o de un Asistente Ejecutivo, como lo son llevar las agendas de los ejecutivos y coordinar reuniones de trabajo.


Claramente, las tareas y responsabilidades de un Gerente de Oficina dependerán del tipo de empresa u organización para la cual trabajan, desde firmas de abogados hasta consultorios médicos, la lista es infinita. Su supervisor inmediato puede ser el Director General, el Gerente Senior o cualquier otro ejecutivo de la empresa.

Funciones principales

A continuación, las funciones más comunes de un Gerente de Oficina:


  • Desarrollar, implementar, monitorear y revisar planes, procesos y sistemas tácticos y operativos, cumpliendo con los objetivos, lineamientos, políticas, procesos, presupuestos, fechas de entrega y otros requisitos de la empresa u organización.
  • Contratar a nuevos empleados o asistir al departamento de Recursos Humanos durante el proceso de reclutamiento.
  • Entrenar, orientar, supervisar y sancionar a miembros del personal para asegurar la eficiencia de la operación diaria de la oficina:
  • Asignar, supervisar y monitorear las tareas administrativas de áreas como cuentas por cobrar, cuentas por pagar, introducción de datos, entre otros.
  • Asegurar que los objetivos y las fechas de entrega sean cumplidas, además, que los proyectos se lleven a cabo de acuerdo con los lineamientos y procedimientos de la empresa.
  • Colaborar con otros departamentos para asegurar el manejo correcto de todas las operaciones.
  • Supervisar los presupuestos y la contabilidad, incluyendo la nómina, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, cobranzas, conciliaciones bancarias, remesas y reportes financieros:
  • Asegurar la planificación, preparación y gestión del presupuesto cumpliendo con los objetivos, lineamientos y procedimientos de la empresa.
  • Asegurar que tanto las actividades administrativas como los servicios no se salgan del presupuesto establecido.
  • Supervisar el mantenimiento y reparación de los equipos de oficina, además del reemplazo de suministros:
  • Identificar las deficiencias en la oficina y determinar los requisitos de las instalaciones.
  • Revisar todos los pedidos para suministros y aprobar/negociar los precios de los mismos.
  • Cultivar y mantener relaciones profesionales con distribuidores y proveedores de servicios.
  • Gestionar recibos y facturas, entregándolas al departamento de Contabilidad cuando sea necesario.
  • Encargarse de las quejas y reclamos, realizar la investigación correspondiente y encontrar una posible solución:
  • Escuchar las opiniones de los empleados y clientes para poder realizar los cambios necesarios.
  • Entregar reportes, actualizar los registros y las bases de datos, además de preparar presentaciones y propuestas cuando sea requerido:
  • Realizar un resumen general de las actividades llevadas a cabo en la oficina, identificar tendencias y hacer las recomendaciones pertinentes.
  • Evaluar y reportar el desempeño de los empleados de acuerdo con los lineamientos establecidos por la empresa.
  • Ofrecer su opinión y realizar las recomendaciones y ajustes correspondientes a los métodos y sistemas de trabajo actuales.
  • Supervisar las entradas y salidas de los empleados:
  • Revisar y aprobar los permisos (por enfermedad, razones profesionales o personales, entre otros) y vacaciones de los empleados.
  • En ciertos casos, planificar y coordinar eventos corporativos.

Labores diarias

  • Entrenar, orientar, supervisar y sancionar al personal administrativo.
  • Asegurar la eficiencia de las operaciones generales de la oficina monitoreando el flujo de trabajo diario y delegando las tareas entre los miembros del personal.
  • Supervisar el desempeño de los empleados, los presupuestos para cada proyecto y las fechas límite.
  • Realizar las recomendaciones y ajustes necesarios a realizar a los métodos y sistemas de trabajo actuales.
  • Preparar presentaciones, propuestas y reportes.
  • Supervisar el mantenimiento y reparación de equipos de oficina, además del reemplazo de suministros.
Salario
42.350$

El sueldo medio de Gerente de Oficina es 42.350$ al año o 22$ por hora. Esto es alrededor de 1.6 veces más que un salario medio del país. Puestos de nivel inicial comienzan en 30.000$, mientras que la mayoría de los trabajadores experimentados llegan hasta 59.000$. Los resultados están basados en 30 sueldos extraídos de las descripciones de las ofertas de trabajo.

42.350$
59.000$
30.000$
Perfil del candidato
  • Habilidades de comunicación y negociación, liderazgo y proactividad:
  • Comunicarse claramente, tanto de manera escrita como oral, con ejecutivos, proveedores y otros miembros del personal.
  • Ser capaz de presentar información y diferentes ideas a diferentes grupos de personas, simplificando temas complicados y largos.
  • Demostrar una actitud cautivadora y amigable con el objetivo de cultivar relaciones profesionales a largo plazo, tanto con clientes como con terceros, para facilitar colaboraciones y esfuerzos.
  • Gestionar requerimientos de manera profesional, educada y protocolar.
  • Capacidad de liderazgo y orientación:
  • Actuar de manera profesional y ética y ser colaborador para inducir confianza y respeto.
  • Inspirar a otros empleados a cumplir y exceder sus metas.
  • Ser ingenioso, enérgico y tener iniciativa.
  • Empático y comprensivo:
  • Enfocarse en las personas, poniendo los intereses de los clientes y/o colegas primero.
  • Capacidad analítica y para tomar decisiones, habilidad para resolver conflictos:
  • Resolver conflictos de manera eficiente y rápida.
  • Ser capaz de recopilar, monitorear y analizar todo tipo de datos tanto cuantitativos y cualitativos para crear reportes informativos y presentar planes estratégicos con el objetivo de solucionar problemas.
  • Organizado y capaz de manejar su tiempo efectivamente:
  • Ser organizado y detallista.
  • Ser capaz de supervisar y coordinar múltiples departamentos al mismo tiempo y de trabajar bajo presión en un entorno dinámico y activo.
  • Capacidades administrativas:
  • Ser capaz de procesar textos, utilizar hojas de cálculo y manejar bases de datos.
  • Teclear de 40 a 60 palabras por minuto.
  • Tener buena presencia.
  • Responsable, confiable y proactivo.

Además de todas las habilidades mencionadas anteriormente, los Gerentes de Oficina deben poseer amplios conocimientos administrativos y de gestión empresarial, lo cual puede lograrse al completar algún postgrado en Administración, Administración de Empresas o Contaduría.


Poseer conocimientos básicos del sector al cual piensan aplicar es un requisito para los candidatos, es decir, un Gerente de Oficina tiene la opción de especializarse en áreas como Educación, Derecho u Hospitalidad.


La experiencia requerida para este tipo de empleo es normalmente entre 3 y 5 años en el área de gerencia administrativa, mientras que algunos empleadores requieren hasta 10 años de experiencia. Poseer experiencia en gerencia de proyectos constituye una gran ventaja para el candidato, al igual que saber manejar libros de contabilidad y planificar eventos corporativos.

Ofertas de empleo
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