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¿Qué hace un
Organizador de Eventos?

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También conocido como: Organizador de Eventos y Conferencias, Coordinador de Eventos, Planificador de Eventos, Organizador de Eventos Especiales

Descripción

Los Organizadores de Eventos planifican, organizan y coordinan conferencias, convenciones, reuniones de negocios, seminarios, exhibiciones, festivales y otras actividades afines. Estos profesionales suelen ser contratados para trabajar en asociaciones turísticas, centros de convenciones, entidades gubernamentales y compañías de eventos, o pueden trabajar por cuenta propia.


La organización de eventos consiste en coordinar la logística de diferentes áreas, incluyendo presupuestos, oradores, transporte, decoración, comida, bebidas, equipos, suministros, entre otros.

Funciones principales

A continuación, las funciones más comunes de un Organizador de Eventos:


  • Coordinar y organizar eventos:
  • Coordinar reuniones cada vez que sea necesario con asociaciones profesionales, patrocinadores o cualquier organización para analizar los detalles de la conferencia, convención o evento.
  • Organizar comités para planificar el alcance y formato del evento.
  • Supervisar el progreso de la planificación del evento.
  • Establecer y monitorear el presupuesto.
  • Coordinar el entretenimiento y las actividades sociales para los asistentes.
  • Planificar el registro de los asistentes, preparar los programas y el material promocional; promover el evento para lograr máxima difusión, mediante el uso de redes sociales, volantes, artículos, entre otros.
  • Elegir un tema para la ocasión y encargarse de la decoración.
  • Inspeccionar el lugar donde se llevará a cabo el evento antes de que este comience para asegurar que todo cumpla con las especificaciones y requisitos del cliente.
  • Crear canales de comunicación con el cliente:
  • Ser el punto de contacto entre el cliente y el lugar en el cual se llevará a cabo el evento durante todo el proceso, desde la planificación, hasta que el evento termine.
  • Comunicar todos los detalles del evento a los departamentos correspondientes para asegurar que se cumplan las especificaciones del cliente.
  • Comunicarse y coordinar los detalles del evento con el cliente, tanto verbalmente como por escrito.
  • Asegurar que la información suministrada al cliente esté al día y sea precisa.
  • Resolver todas las dudas y consultas del cliente.
  • Solucionar cualquier conflicto que pueda surgir para asegurar la mejor calidad de servicio y así cumplir con todas las expectativas del cliente.
  • Interactuar con el cliente para escuchar sus opiniones acerca de la calidad del servicio ofrecido.
  • Realizar seguimiento con el cliente luego del evento.
  • Coordinar y contratar servicios para eventos:
  • Coordinar el transporte y la estadía de los asistentes cuando sea requerido.
  • Encargarse de la comida y las bebidas para el evento (buffet, bar, menús, entre otros).
  • Contratar, entrenar y supervisar al personal requerido para el evento (Guardias de Seguridad, Meseros, Cocineros, Expertos en Tecnología Audiovisual, Intérpretes, Artistas, entre otros).
  • Acondicionar el lugar para personas con necesidades especiales en caso de ser necesario.
  • Llevar a cabo peticiones especiales siempre que sea posible, cumpliendo con todos los requerimientos de manera eficaz y rápida.
  • Contratar el equipo audiovisual necesario para las actividades que se llevarán a cabo durante el evento.
  • Desempeñar actividades administrativas:
  • Negociar contratos por servicios.
  • Aprobar facturas y mantener un registro de pagos.
  • Supervisar y corregir el recibo final que le será entregado al cliente y preparar los reportes correspondientes.
  • Crear una red de contactos con distribuidores, establecimientos y proveedores de servicios locales:
  • Relacionarse con proveedores de comida, bebidas, entretenimiento, transporte, equipo audiovisual, entre otros, logrando relaciones profesionales excepcionales.
    • Cumplir con las políticas de seguridad y los lineamientos del establecimiento donde se llevará a cabo el evento.

Labores diarias

  • Asegurar la fluidez y la correcta ejecución de todos los eventos.
  • Actuar como punto de contacto entre el cliente y el hotel o el establecimiento donde se realizará el evento.
  • Fomentar el trabajo en equipo y promover la calidad de servicio al mantener canales de comunicación abiertos con proveedores, distribuidores y con el personal contratado durante todas las etapas del evento.
  • Crear una red de proveedores.
  • Inspeccionar las instalaciones del establecimiento para asegurar que se cumplieron las expectativas del cliente.
Salario
72.826$

El sueldo medio de Organizador de Eventos es 72.826$ al año o 37$ por hora. Esto es alrededor de 2.8 veces más que un salario medio del país. Puestos de nivel inicial comienzan en 51.000$, mientras que la mayoría de los trabajadores experimentados llegan hasta 102.000$. Los resultados están basados en 11 sueldos extraídos de las descripciones de las ofertas de trabajo.

72.826$
102.000$
51.000$
Perfil del candidato
  • Excelentes habilidades de comunicación, vocación de servicio, orientación al cliente y proactividad:
  • Comunicarse claramente, tanto de manera escrita como oral, con clientes, proveedores y los miembros del personal.
  • Contar con habilidades de servicio al cliente, ser paciente y protocolar.
  • Mantenerse calmado durante situaciones adversas y manejar la situación de manera educada, discreta y efectiva.
  • Organizado y capaz de manejar su tiempo efectivamente:
  • Ser organizado y detallista.
  • Ser capaz de manejar múltiples proyectos al mismo tiempo y de trabajar bajo presión en un entorno dinámico y activo.
  • Trabajar de manera independiente y sin supervisión.
  • Capacidad analítica y para tomar decisiones, habilidad para resolver conflictos:
  • Resolver conflictos de manera eficiente y rápida.
  • Anticiparse a las necesidades y expectativas de los huéspedes para así poder hacer las recomendaciones apropiadas.
  • Motivado, decidido, responsable y determinado a ofrecer el mejor servicio.
  • Tener buena presencia.

No es realmente necesario tener un título universitario al momento de aplicar para esta posición; sin embargo, muchas empresas prefieren a candidatos que posean una Licenciatura o un T.S.U. en Hotelería y Turismo, Hospitalidad, Mercadotecnia, Administración, Comunicación u otras carreras afines. El candidato que aplique para la posición de Organizador de Eventos deberá contar con conocimientos básicos de ventas, computación (Paquete Office) y redes sociales; además de tener entre 3 a 5 años de experiencia en empleos similares y un nivel intermedio de inglés oral y escrito.


El candidato ideal para Organización de Eventos deberá estar dispuesto a trabajar horas extra, especialmente cuando la fecha del evento esté próxima, fines de semana y feriados nacionales. Además, deberá tener la disponibilidad para viajar cuando el evento lo requiera.


Un título universitario no es siempre necesario para empezar una carrera en el área de Hotelería y Turismo, por lo tanto, obtener un ascenso es, en principio, cuestión de tiempo y esfuerzo. Para lograrlo, cualquier candidato podrá ascender gradualmente empezando con un empleo a nivel principiante, como atención al cliente. Este tipo de empleos logran que el candidato entienda y se familiarice con el funcionamiento interno del hotel o del establecimiento empezando desde lo más sencillo. Sin embargo, algunos empleadores prefieren a candidatos que hayan terminado sus estudios universitarios o que realizaran estudios superiores.

Ofertas de empleo
Actualmente, existen ofertas de empleo para Organizador de Eventos en neuvoo.com.mx. Aquí podrás encontrar una lista de ofertas disponibles, basada en las áreas metropolitanas de México con mayor población.